MEDAN – Pemerintah Provinsi Sumatera Utara (Pemprov Sumut) terus memperkuat digitalisasi tata kelola pemerintahan melalui penyempurnaan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Tata Administrasi Persuratan (Simantap). Pembaruan aplikasi ini ditujukan untuk mempercepat proses surat-menyurat sekaligus meningkatkan efisiensi administrasi di lingkungan organisasi perangkat daerah (OPD).
Dengan pengembangan sejumlah fitur baru, Simantap diharapkan mampu membuat pengelolaan administrasi pemerintahan lebih praktis, transparan, dan mudah dipantau. Efisiensi tersebut juga diharapkan mendukung kelancaran pelaksanaan program pembangunan dan pelayanan kepada masyarakat.
Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Sumatera Utara, Erwin Hotmansah Harahap, menyampaikan hal tersebut saat sosialisasi pembaruan aplikasi Simantap di Aula Raja Inal Siregar, Kantor Gubernur Sumut, Jalan Diponegoro, Medan, Selasa (27/10/2026).
“Pembaruan ini mencakup banyak hal, secara umum untuk efisiensi administrasi atau surat-menyurat secara elektronik lebih mudah dan cepat lagi,” kata Erwin.
Fitur Simantap Terus Dikembangkan
Aplikasi Simantap sebelumnya diluncurkan Gubernur Sumatera Utara Muhammad Bobby Afif Nasution pada 13 Januari 2026 di Aula Raja Inal Siregar, Kantor Gubernur Sumut.
Pada tahap awal, aplikasi tersebut baru menyediakan fitur pengelolaan surat keluar. Namun, seiring kebutuhan administrasi pemerintahan yang semakin berkembang, Pemprov Sumut terus melakukan penyempurnaan dengan menghadirkan berbagai fitur tambahan.
Beberapa pengembangan tersebut meliputi pengelolaan surat masuk, tanda tangan elektronik untuk dokumen dengan banyak halaman, fitur tindak lanjut dan disposisi, serta sejumlah fitur administrasi khusus.
Melalui sistem ini, proses surat masuk dan keluar dapat dikelola secara lebih terstruktur dan terdokumentasi secara elektronik. Perkembangan penanganan surat juga dapat dipantau secara real time sehingga memudahkan koordinasi antarbagian maupun antarinstansi.
Simantap turut dilengkapi fitur notifikasi yang memungkinkan pimpinan OPD mengetahui adanya surat masuk dan segera memberikan arahan atau tindak lanjut.
Pimpinan OPD Bisa Pantau Surat dari Luar Kantor
Salah satu manfaat pembaruan Simantap adalah kemudahan akses bagi pimpinan OPD dalam menjalankan fungsi pengawasan dan pengambilan keputusan.
Erwin mencontohkan, pimpinan OPD yang sedang menjalankan tugas di luar kota tetap dapat menerima dan memeriksa surat yang masuk melalui aplikasi tersebut.
Dengan demikian, proses administrasi tidak harus menunggu pimpinan kembali ke kantor. Disposisi maupun tindak lanjut surat dapat dilakukan lebih cepat sehingga mengurangi potensi keterlambatan dalam pelayanan dan pelaksanaan pekerjaan pemerintahan.
“Pembaruan ini semakin mempermudah pimpinan OPD sebagai pengambil kebijakan untuk menindaklanjuti surat yang masuk ke instansinya,” ujarnya.
Simantap Mulai Dikembangkan untuk BUMD
Saat ini, penggunaan Simantap telah diterapkan di lingkungan organisasi perangkat daerah Pemprov Sumut. Namun, pengembangan aplikasi tidak berhenti pada lingkup perangkat daerah saja.
Pemprov Sumut mulai memperluas pemanfaatan Simantap agar dapat digunakan oleh Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) di lingkungan pemerintah provinsi.
“Bukan hanya OPD yang menggunakan aplikasi ini, sekarang telah dikembangkan untuk digunakan BUMD-BUMD Pemprov Sumut,” kata Erwin.
Perluasan penggunaan tersebut menjadi bagian dari upaya membangun sistem administrasi pemerintahan dan pengelolaan kelembagaan yang semakin terintegrasi melalui teknologi digital.
Dengan penyempurnaan Simantap, Pemprov Sumut berharap budaya kerja berbasis digital semakin berkembang. Pengelolaan surat yang sebelumnya membutuhkan proses administrasi berjenjang secara manual diharapkan menjadi lebih cepat, tertib, dan efisien.
Pada akhirnya, digitalisasi administrasi bukan sekadar memindahkan proses surat-menyurat ke dalam aplikasi, tetapi juga menjadi bagian dari pembenahan tata kelola pemerintahan agar lebih responsif dalam menjalankan tugas dan memberikan pelayanan kepada masyarakat.
